Fit für die Digitalisierungsstrategie

Wer die digitale Transformation im Unternehmen vorantreiben will, kommt an dem vorhandenen ERP-System nicht vorbei. Ob die Lösung den Anforderungen auch künftig gerecht wird, oder ob es Zeit für einen Wechsel ist, lässt sich in einem Digitalisierungscheck ermitteln.

Die Digitalisierung wird zu disruptiven Veränderungen führen, die ganze Geschäftszweige auslöschen, aber auch neue Produkte und Dienstleistungen hervorbringen kann. Noch kann jedes Unternehmen selbst bestimmen, ob es dabei zu den Treibern oder den Getriebenen gehören will: Die einen lösen selbst disruptive Veränderungen aus – die anderen müssen reagieren. Eine wichtige Rolle spielt dabei das ERP-System, das alle Unternehmensprozesse unterstützt. Doch welche Kriterien entscheiden darüber, ob es für den digitalen Wandel geeignet ist? Als Antworten werden hohe Flexibilität ebenso genannt, wie die Fähigkeit zum mobilen Informationszugriff, Offenheit zur Anbindung an E-Commerce oder weitreichende Prozessautomatisierung. Beantwortet lässt sich die Frage nach dem tatsächlichen Bedarf erst, wenn die wichtigsten eigenen Prozesse in Bezug zur Digitalisierungsstrategie gestellt werden.

Eigenen Standort bestimmen

Die anbieterneutrale Beratung MQ Result Consulting hat dazu einen Digitalisierungs-Check mit standardisierten und automatisierten Checklisten entwickelt. Sie werden den Unternehmensbereichen vorgelegt und enthalten Fragen zur eingesetzten Software, den Schnittstellen und den Abläufen. In ein bis zwei Beratertagen entsteht aus den Antworten eine ‚Digitalisierungslandkarte‘, die die Hauptprozesse des Unternehmens in Quadraten darstellt, die Farben der Füllung bezeichnen die Heterogenität der eingesetzten Programme. Pfeile zwischen den Quadraten beschreiben Schnittstellen und deren Digitalisierungspotenziale. Die weißen Flecken auf der Karte signalisieren Digitalisierungslücken. So lässt sich die eingesetzte Software, der Abdeckungsgrad pro Hauptprozess und die Systemheterogenität erkennen. Ein- und ausgehende Schnittstellen, manuelle Übergaben und Integrationsmängel werden ebenso ersichtlich wie Bereiche mit geringer Softwareunterstützung. Vor allem aber zeigt die Visualisierung, wie weit das ERP-System das Unternehmen mit durchgehenden Prozessen unterstützt. Je mehr Bereiche erfolgreich bedient werden, desto wahrscheinlicher wird das System die zukünftigen Anforderungen der Digitalisierung erfüllen. Je weniger weiße Flecken die Karte zeigt, desto höher ist der Digitalisierungsgrad.

Definition einer Strategie

Im nächsten Schritt muss das Ergebnis der Bestandsaufnahme in Beziehung zur geltenden Digitalisierungsstrategie gesetzt werden. Die Schwächen der vorhandenen Informationstechnologie abzuschätzen, ist natürlich nur eine Seite der Medaille. Es soll in dem Test daher auch untersucht werden, welche Digitalisierungspotenziale das Geschäftsmodell hergibt.

Aktuelles IT-Rückgrat benötigt

Nicht alles technisch machbare oder wünschenswerte ist auch wirtschaftlich sinnvoll. Welchen Nutzen einzelne Verbesserungen der Digitalisierung für das Gesamtunternehmen bringen, lässt mit einer Potenzialanalyse der wichtigsten Unternehmensprozesse bestimmen. Bei dieser Überprüfung geht es darum, den mangelnden oder zusätzlichen Nutzen systematisch aufzuzeigen und zu beschreiben. Anschließend werden die aufgefundenen Potenziale nach Aufwand, Nutzen, und Umsetzungszeitpunkt bewertet. Daraus ergeben sich Handlungsempfehlungen für Zeitpunkte und Reihenfolge der Umsetzung. Die ERP-Anwendung stellt oft das Rückgrat der Digitalisierung dar. Wenn dieses führende System stark individualisiert wurde, ist es häufig nicht mehr auf dem neusten Stand. Dann sollte das vorhandene System entweder optimiert und ergänzt, oder aber durch eine neue Lösung ersetzt werden. Welcher Weg eingeschlagen werden sollte, hängt vom jeweils zu ermittelnden Aufwand ab.

Optimierung und Ergänzung

In vielen Fällen stellen Updates und Ergänzungen durch Softwarebausteine eine Lösung dar, die das Unternehmen weniger belasten als ein kompletter ERP-Wechsel. Oft lassen sich Prozesse mit dem vorhandenen ERP-System harmonisieren, Workarounds und Fremdsoftware integrieren. Doch das berühmte Datumsproblem zur Jahrtausendwende hat gezeigt, dass jeder Software einmal die Stunde schlägt. Dann muss das Unternehmen alle Kräfte bündeln, um sie durch eine neue, passende und zukunftsträchtige Lösung zu ersetzen.

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